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經濟參考網讀書頻道

不要讓開會成為負擔

打小我就討厭開會，討厭當眾發言，這些年在公司雖然盡量避免召開會議，盡量避免參加會議，但有些時候還是躲不過去。我比較喜歡一對一當面交流，可人在江湖身不由己，有些事只有召集相關人員開會才能最迅速最有效地解決問題。既然躲不過去，我就琢磨怎樣才能盡量少開會，怎樣才能最有效率地開會。
　　關于開會，相信大家都很熟悉，根據我的經驗，對于大部分小公司來說以下兩種情況最常見：
　　一種是開會時一言堂，老板或主持人在上面講，下面或鴉雀無聲或漠不關心，大家該干嘛干嘛，講完后也沒討論，誰也不把會議內容往心里去，最后一哄而散。這常見于公司或企事業單位的全體大會，屬于走形式。
　　另一種是會議人數不多，會上七嘴八舌，每個人都只想說不想聽，整個會場亂哄哄，最后的結果是與會者都頭暈腦脹而且會上很難能形成決議。此類會議常見于部門等小范圍內。
　　經營公司很長時間了，對于開會我也有了一些體會。
　　首先，公司目前的體制決定了我們平時應避免開非必要的流于形式且勞民傷財的全體大會，因為這除了滿足經理的表演欲外通常不能解決任何問題，除非有事關公司生死存亡的緊急情況發生或主持人有希特勒一樣的演說才能和煽動性。
　　其次，在召開必要的部門內或跨部門會議時，應做好充分準備，而且開完會后對于形成的決議要做好記錄并監督落實，否則會議開與不開沒有區別。而這必須開的會議根據我的經驗，也可大致分為兩類：
　　一類是老板或經理公布已定型的各類規定或公司政策，這時通常不需要與會者提出不同意見。這種會的氣氛應在控制之中，功課應在會下做好，對于有可能的不同意見，開會前就應全面了解，對于重點人員私下要溝通好。會議的第一個發言人很重要，他的發言常常會給本次會議定了基調，所以如會議組織者想按照預定的路線將會議進行下去，一定安排好第一個發言人。有些對政策心懷不滿的人經常在會上對某個枝節問題糾纏不清，不要順著他的思路走，否則整個會議將一事無成。
　　第二類是管理者在做最后決定前聽取意見的會議或沒有預定結論的各類協調會議。這類會應當盡量少開盡量控制規模，凡與會議內容無密切關系的人員一律不參加會議，同時能私下一對一溝通的盡量私下溝通，這樣既提高了效率又避免了當眾爭吵傷和氣。有時在會上，對方其實心里已經同意了你的想法但礙于面子口頭上也絕不會當眾表態妥協，這就還需要會下再做工作。開會時要牢牢把握住會議主題，不過多關注枝節問題，千萬不要跑題，這樣能節省大量時間。
　　據說有的公司開會從來都是站著以提高效率，我想值得試一試。
　　
　　宋博士觀點：
　　管理就是開會，但開會不一定就是管理。大部分人都認為自己會開會，就像每個人都認為自己會吃飯一樣，但不是每個人都會吃出健康。我們大部分人在開會，但大部分會議并沒有效率也達不到管理者期望的效果。在這里，“會議五不原則”需要注意：一、不開沒有主持人的會議；二、不開沒有議題的會議；三、不開沒有爭論的會議；四、不開沒有時限的會議；五、不開不做決定的會議。

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